Algemene voorwaarden

Ensidia Consulting BV, met zetel te Schoonaardestraat 121, 3078 Kortenberg, ondernemingsnummer BE0534.887.001 (hierna 'Ensidia'). Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten voor AI-automatisering. Ensidia werkt uitsluitend voor ondernemingen en organisaties; deze voorwaarden gelden niet voor consumenten.

1. Voorwerp en scope

Ensidia levert de diensten die in de offerte staan. Wat niet vermeld is, valt buiten de opdracht. Extra wensen worden schriftelijk aangevraagd en krijgen een aparte offerte.

2. Prijs en betaling

Prijzen zijn exclusief btw. Tenzij anders overeengekomen is 50 procent betaalbaar bij de start en 50 procent bij oplevering, binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling zijn verwijlinterest en een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd binnen de grenzen van de wet.

3. Uitvoering en planning

Ensidia heeft een inspanningsverbintenis. De planning is richtinggevend. De klant zorgt tijdig voor toegang, gegevens en een contactpersoon. Vertraging aan de kant van de klant verschuift de planning.

4. Oplevering en acceptatie

De klant test binnen 5 werkdagen na oplevering en meldt gebreken schriftelijk. Ensidia herstelt gebreken die afwijken van de omschrijving binnen een redelijke termijn. Zonder melding binnen die termijn, of bij gebruik in productie, geldt de oplevering als aanvaard.

5. Klantomgeving en accounts

De workflowomgeving en de accounts voor AI-diensten staan in de regel op naam van de klant, die abonnementen en gebruik rechtstreeks betaalt. Ensidia krijgt toegang om te bouwen en te onderhouden en gebruikt die uitsluitend voor de opdracht. Inloggegevens en API-sleutels blijven in de omgeving van de klant. Bij het einde van de opdracht trekt de klant de toegang in en levert Ensidia een export van de workflows met documentatie.

6. Externe diensten

Workflowplatformen, AI-leveranciers en andere externe diensten hebben eigen voorwaarden, prijzen en storingen. Ensidia heeft daar geen controle over en is niet aansprakelijk voor storingen, prijswijzigingen of gewijzigde functies. Ensidia verwittigt de klant tijdig als zo'n wijziging de automatisering raakt. Aanpassingen daardoor vallen onder onderhoud of extra werk.

7. AI-uitvoer

AI-uitvoer kan fouten bevatten. De klant blijft verantwoordelijk voor beslissingen op basis van de uitvoer, en Ensidia bouwt waar nodig een menselijke goedkeuringsstap in. Gebruik voor beslissingen over personen met juridische gevolgen, zoals aanwerving of krediet, vraagt vooraf schriftelijk overleg en een risicoanalyse. Zet de klant een AI-systeem in dat rechtstreeks met personen communiceert, dan zorgt hij als gebruiksverantwoordelijke voor de transparantie die de AI-verordening vraagt; Ensidia levert die melding standaard mee.

8. Intellectuele eigendom

Na volledige betaling is de klant eigenaar van de voor hem gebouwde workflows en configuraties. Ensidia behoudt de rechten op eigen sjablonen, werkwijzen en herbruikbare onderdelen en geeft de klant daarvoor een niet-exclusief gebruiksrecht voor zover nodig om de oplevering te gebruiken. Software van derden blijft onder de eigen licentie van die leverancier.

9. Gegevensbescherming

Verwerkt Ensidia persoonsgegevens voor de klant, dan is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Ensidia verwerker, volgens de bijlage gegevensverwerking die bij de offerte hoort.

10. Geheimhouding

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie geheim, tijdens en 3 jaar na de opdracht. Ensidia noemt de klant alleen als referentie na schriftelijke toestemming.

11. Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Ensidia voor alle schade samen, uit welke oorzaak ook, is beperkt tot de bedragen die de klant aan Ensidia betaalde in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Ensidia is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, omzetverlies of reputatieschade. Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van Ensidia of haar aangestelden, noch wanneer de wet een beperking verbiedt. Besparingen en terugverdientijden in een quick scan of offerte zijn schattingen, geen resultaatsverbintenis. De klant meldt schade schriftelijk binnen zes maanden na de ontdekking.

12. Onderhoud en opzegging

Onderhoud loopt per maand en is opzegbaar met 1 maand opzegtermijn, aan het einde van een maand. Onderhoud omvat niet het bouwen van nieuwe automatiseringen.

13. Beëindiging

Bij een zware tekortkoming mag elke partij na schriftelijke ingebrekestelling en 15 dagen zonder herstel de overeenkomst beëindigen. Reeds geleverde diensten blijven betaalbaar.

14. Toepasselijk recht en bevoegdheid

Belgisch recht is van toepassing. Geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank Leuven.

15. Algemeen

De offerte gaat voor op deze voorwaarden. Wijzigingen gebeuren schriftelijk. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere gelden. Bij verschil tussen taalversies geldt de Nederlandse tekst. Versie november 2026.